🔀 01. Capture Incoming Lead Data

6 Entscheidungs-Gates · 51 Steps insgesamt · 30.07.2026 23:12
← Alle Workflows
📋 Vorbereitung
Mitarbeiter zuweisen
weiter
1
Entscheidungs-Gate 1
🔍  Woher kommt der Lead?
Vorher:→ Mitarbeiter zuweisen
📌 Was passiert hier?
Wir erkennen automatisch ob der Lead über Google Ads, Meta Ads, einen UTM-Link oder einen Telefonanruf reingekommen ist. Die Tracking-Daten werden sofort gespeichert – wichtig für Auswertungen.
Lead From Google
Daten speichern (contact.source)
✓ Weiterleiten
Lead From Meta
Daten speichern (contact.source)
✓ Weiterleiten
UTM Source
Daten speichern (contact.source)
✓ Weiterleiten
Phone Call
Daten speichern (contact.source)
✓ Weiterleiten
Keine Bedingung trifft zu
→ Weiter zur nächsten Prüfung
weiter
2
Entscheidungs-Gate 2
📍  Liegt der Lead in unserem Servicegebiet?
Vorher:→ Daten speichern (contact.source)
📌 Was passiert hier?
Die PLZ des Leads wird mit unserer Servicegebiet-Liste verglichen. Leads außerhalb bekommen eine freundliche Absage per SMS – so verschwenden wir keine Zeit mit nicht-erreichbaren Anfragen.
Is Area
Markierung: „geo:in-area“In Folge-Workflow einreihen
✓ Weiterleiten
Edge Area
Markierung: „geo:edge-area“In Folge-Workflow einreihenAutomatische SMS sendenInterne Notiz hinzufügen
✗ Abgelehnt / beendet
Out of Area
Markierung: „geo:out-of-area“Automatische SMS sendenInterne Notiz hinzufügen
✗ Abgelehnt / beendet
Keine Bedingung trifft zu
→ Weiter zur nächsten Prüfung
weiter
3
Entscheidungs-Gate 3
🕐  Wann hat der Lead angefragt?
📌 Was passiert hier?
Anfragen am Nachmittag gehen automatisch in ein After-Hours-Follow-up. Kein Lead geht verloren, auch wenn gerade niemand am Telefon ist.
Afternoon
Automatische SMS sendenIn Folge-Workflow einreihen
✓ Weiterleiten
Business Hours
✓ Weiterleiten
Keine Bedingung trifft zu
→ Weiter zur nächsten Prüfung
weiter
4
Entscheidungs-Gate 4
👤  Kennen wir diesen Lead schon?
📌 Was passiert hier?
Telefonnummer und E-Mail werden mit bestehenden Kontakten abgeglichen. Stammkunden werden bevorzugt behandelt und direkt der richtigen Person zugewiesen.
Phone/Email Matches
Markierung: „customer:repeat“Markierung entfernenMarkierung: „lead:qualified“Team-Benachrichtigung senden
✓ Weiterleiten
No Phone Match
Markierung: „customer:maybe-repeat“
⚠ Sonderbehandlung
Keine Bedingung trifft zu
→ Weiter zur nächsten Prüfung
weiter
5
Entscheidungs-Gate 5
⚙️  Was für einen Service braucht der Lead?
📌 Was passiert hier?
Je nach Serviceart (dringend, Commercial, Cleanout/HOA oder Standard) landet der Lead im passenden Prozess mit der richtigen Priorität.
Urgency
Markierung: „lead:hot“Team-Benachrichtigung sendenPush-Alarm ans Team
✓ Weiterleiten
Service Type
Markierung: „service:commercial“Mitarbeiter zuweisen
✓ Weiterleiten
Cleanout
Markierung: „service:sensitive“In Folge-Workflow einreihen
✓ Weiterleiten
Standard Residential
Markierung: „service:residential“In Folge-Workflow einreihen
✓ Weiterleiten
Keine Bedingung trifft zu
→ Weiter zur nächsten Prüfung
weiter
6
Entscheidungs-Gate 6
⭐  Welche Priorität hat der Lead?
📌 Was passiert hier?
Hot-Leads (mit dem Tag 'lead:hot') werden sofort in die Prioritäts-Warteschlange aufgenommen. Das Team bekommt einen Push-Alarm – innerhalb von Minuten reagieren.
VIP Assignment
Mitarbeiter zuweisenTeam-Benachrichtigung senden
✓ Weiterleiten
Keine Bedingung trifft zu
→ Weiter zur nächsten Prüfung
weiter
Alle 51 Steps · Scroll rechts wenn Baum abgeschnitten
USERAssign to User (Round Robin)
WARTENWarten: 1 minutes
WENN/DANNSource Check
├ Lead From Google
FELDcontact.source = Google Ads
├ Lead From Meta
FELDcontact.source = Meta Ads
├ UTM Source
FELDcontact.source = {{customField.tj_utm_source}}
├ Phone Call
FELDcontact.source = Phone Call
↳ Sonst (kein Treffer)
FELDcontact.source = Organic
WARTENWarten: 1 minutes
WENN/DANNGeo Check
├ Is Area
TAG +geo:in-area
WF+Add to Workflow: In Area
├ Edge Area
TAG +geo:edge-area
WF+Add to Workflow: Edge Area
SMSSMS: Hi {{contact.firstName}}, thanks for reaching out! You're just outside
NOTIZNote: Edge Area Contact
WF-Remove from Workflow: Edge
├ Out of Area
TAG +geo:out-of-area
SMSSMS: Hi {{contact.firstName}}, thank you for your inquiry! Unfortunately yo
NOTIZNote: Out of Area
↳ Sonst (kein Treffer)
WARTENWarten: 1 minutes
WENN/DANNTime Check
├ Afternoon
SMSSMS: Hi {{contact.firstName}}, we got your request and our team will be in
WF+Add to Workflow: After Hours
├ Business Hours
WARTENWarten: 1 minutes
WARTENWarten: 1 minutes
WENN/DANNExisting Customer Check
├ Phone/Email Matches
TAG +customer:repeat
TAG -customer:new
TAG +lead:qualified
NOTIZRepeat customer {{contact.firstName}} ({{contact.phone}}) submitted a
USERAssign to Rita (Round Robin)
├ No Phone Match
TAG +customer:maybe-repeat
↳ Sonst (kein Treffer)
WARTENWarten: 1 minutes
WENN/DANNService Type & Urgency
├ Urgency
TAG +lead:hot
NOTIZURGENT: {{contact.firstName}} needs same-day service! Phone: {{contact
TASKPush Notification: Hot Lead
├ Service Type
TAG +service:commercial
USERAssign to Commercial Team (Round Robin)
├ Cleanout
TAG +service:sensitive
WF+Add to Workflow: Sensitive
├ Standard Residential
TAG +service:residential
WF+Add to Workflow: Residential
↳ Sonst (kein Treffer)
WARTENWarten: 1 minutes
WENN/DANNVIP Assignment
├ VIP Assignment
USERAssign to VIP Queue (Round Robin)
NOTIZVIP lead {{contact.firstName}} ({{contact.phone}}) assigned to priorit
↳ Sonst (kein Treffer)
USERAssign to Standard Queue (Round Robin)
WARTENWarten: 4 hour
NOTIZLead {{contact.firstName}} ({{contact.phone}}) has been waiting 4 hour
↳ Sonst (kein Treffer)
WARTENWarten: 1 minutes
WENN/DANNExisting Customer Check
├ Phone/Email Matches
TAG +customer:repeat
TAG -customer:new
TAG +lead:qualified
NOTIZRepeat customer {{contact.firstName}} ({{contact.phone}}) submitted a
USERAssign to Rita (Round Robin)
├ No Phone Match
TAG +customer:maybe-repeat
↳ Sonst (kein Treffer)
WARTENWarten: 1 minutes
WENN/DANNService Type & Urgency
├ Urgency
TAG +lead:hot
NOTIZURGENT: {{contact.firstName}} needs same-day service! Phone: {{contact
TASKPush Notification: Hot Lead
├ Service Type
TAG +service:commercial
USERAssign to Commercial Team (Round Robin)
├ Cleanout
TAG +service:sensitive
WF+Add to Workflow: Sensitive
├ Standard Residential
TAG +service:residential
WF+Add to Workflow: Residential
↳ Sonst (kein Treffer)
WARTENWarten: 1 minutes
WENN/DANNVIP Assignment
├ VIP Assignment
USERAssign to VIP Queue (Round Robin)
NOTIZVIP lead {{contact.firstName}} ({{contact.phone}}) assigned to priorit
↳ Sonst (kein Treffer)
USERAssign to Standard Queue (Round Robin)
WARTENWarten: 4 hour
NOTIZLead {{contact.firstName}} ({{contact.phone}}) has been waiting 4 hour